Począwszy od 10 grudnia 2023 r. szereg podmiotów, w tym nowo utworzone podmioty wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS, zobowiązanych będzie posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Podstawę prawną krajowego systemu doręczeń elektronicznych stanowi ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: UDE) oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (tzw. Rozporządzenie eIDAS).
Usługa e-Doręczenia stanowi elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i jest prawnie równoważna tradycyjnej formie tej przesyłki.
W myśl przepisów UDE, podmioty publiczne będą obowiązane wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń. Podmioty niepubliczne wskazane w UDE będą zaś miały obowiązek posiadania skrzynki do doręczeń i odbierania za jej pośrednictwem korespondencji przesłanej od podmiotów publicznych.
Podmiot publiczny doręczać będzie korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: PURDE) na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (dalej: BAE). Adres do doręczeń elektronicznych (w skrócie ADE) to adres elektroniczny umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Adres do doręczeń elektronicznych nie jest tym samym czym jest adres e-mail. Jest to ciąg cyfr i liter przypisanych indywidualnie każdemu podmiotowi.
Z adresem do e-Doręczeń ściśle powiązana jest skrzynka doręczeń – narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych w ramach PURDE, a także w ramach przesyłek hybrydowych. Podmioty niepubliczne mają możliwość wyboru czy skorzystają z bezpłatnych usług publicznego dostawcy PURDE, czy też z usług prywatnych dostawców usług zaufania (KURDE). Podmioty publiczne mogą korzystać wyłącznie z PURDE.1
Terminy wejścia w życie obowiązku stosowania adresu do e-Doręczeń zostały zróżnicowane dla poszczególnych podmiotów publicznych i niepublicznych. W odniesieniu do przedsiębiorców harmonogram obowiązywania e-Doręczeń przedstawia się następująco:
| Od 10 grudnia 2023 r. | Podmioty niepubliczne wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS od 10 grudnia 2023 r. |
| Od 01.01.2024 r. | Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 r. |
| Od 10.03.2024 r. | Podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 10 grudnia 2023 r. |
| Od 30.09.2025 r.
|
Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG na dzień 30 stycznia 2023 r. jeżeli będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę. |
| Od 01.10.2026 r.
|
Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 r. do dnia 30 września 2026 r. |
W związku z tym, że do organów publicznych obowiązanych stosować e-Doręczenia od 10 grudnia br. należy min. ZUS, wskazać należy na dwa różne sposoby realizacji przez ten podmiot doręczeń elektronicznych, w zależności od tego czy podmiot niepubliczny posiadać będzie ADE. W przypadku gdy podmiot niepubliczny posiadać będzie jednocześnie profil informacyjny PUE ZUS oraz adres do e-Doręczeń, ZUS dokonywać będzie doręczeń elektronicznych na adres do e-Doręczeń. Następnie pismo przekazywane będzie przez ZUS również na profil w PUE ZUS, jednak wyłącznie w celu informacyjnym.
W przypadku podmiotu niepublicznego posiadającego wyłącznie profil w PUE ZUS, ZUS dokonywać będzie doręczeń pism za pośrednictwem profilu w PUE ZUS. Doręczenie pisma następować będzie w momencie odebrania pisma na profilu lub po upływie 14 dni od dnia umieszczenia na nim pisma, co zostanie potwierdzone przez ZUS urzędowym poświadczeniem odbioru.